📘 Tài liệu nội bộ

GLAC Bonus Calculation Central

Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý thưởng tích hợp Jira — dành cho toàn bộ nhân viên công ty GLAC.

📄 Phiên bản 1.0 🗓️ Tháng 4 năm 2026 🌐 Tiếng Việt

Giới Thiệu Hệ Thống

GLAC Bonus Central là gì và tại sao bạn cần dùng nó?

GLAC Bonus Calculation Central là hệ thống quản lý thưởng nhân viên được tích hợp trực tiếp vào Jira của công ty. Hệ thống tự động tính toán thưởng dựa trên lợi nhuận thực tế từ CRM, đưa qua quy trình phê duyệt, và tự động chi trả qua phiếu lương hàng tháng — không cần tính tay bằng bảng tính nữa.

💡

Nói đơn giản Bạn hoàn thành ticket → Hệ thống tự tính thưởng → COO duyệt → Thưởng vào phiếu lương cuối tháng. Mọi thứ đều minh bạch và có thể tra cứu bất cứ lúc nào.

Lợi ích chính

Lợi ích	Chi tiết
Tự động tính thưởng	Hệ thống tự tính ngay khi ticket đổi trạng thái, dựa trên lợi nhuận từ CRM — không cần ai nhập tay.
Quy trình duyệt chuẩn	Mọi khoản thưởng đều qua xét duyệt trước khi chi trả, tránh sai sót.
Minh bạch tài chính	Bạn thấy rõ doanh thu, chi phí, lợi nhuận là bao nhiêu — cơ sở để tính thưởng của mình.
Tự động vào phiếu lương	Thưởng đã duyệt tự động xuất hiện trong phiếu lương tháng, không cần nhập thêm.
Cảnh báo vượt ngưỡng	Hệ thống tự gắn cờ khi thưởng vượt mức quy định — giúp COO kiểm soát dễ hơn.

Truy Cập & Phân Quyền

Cách đăng nhập và bạn được làm gì trong hệ thống?

Cách truy cập

Đăng nhập Jira bằng tài khoản công ty (đăng nhập bình thường như mọi khi).
Trên thanh điều hướng Jira, tìm mục "Apps" → chọn "GLAC Bonus".
Hệ thống tự nhận diện vai trò của bạn và hiển thị menu phù hợp.

🔐

Không cần đăng nhập riêng — Hệ thống dùng chung tài khoản Jira của bạn, không cần nhớ thêm mật khẩu nào khác.

Các vai trò trong hệ thống

👤 NHÂN VIÊN (User)

Xem thưởng của mình
Yêu cầu điều chỉnh thưởng
Xác nhận đã nhận thưởng
Xem phiếu lương cá nhân

👥 QUẢN LÝ (Manager)

Tất cả quyền của Nhân viên
Xem thưởng toàn nhóm
Cập nhật tài chính ticket
Xem số tiền thực (không ẩn)
Kích hoạt thưởng thủ công

🏢 COO

Tất cả quyền của Manager
Duyệt / từ chối điều chỉnh
Xem thưởng toàn công ty
Cấu hình quy tắc thưởng
Quản lý tỷ giá ngoại tệ

⚙️ ADMIN

Tất cả quyền kỹ thuật
Xuất dữ liệu toàn hệ thống
Công cụ kỹ thuật / testing
Không xem được thưởng toàn công ty (chỉ COO xem)

⚠️

Lưu ý về vai trò ADMIN Trong môi trường production, ADMIN chỉ có quyền kỹ thuật (xuất dữ liệu, công cụ hệ thống) — không được xem dữ liệu thưởng toàn công ty. Chỉ COO mới có quyền đó.

Bảng quyền chi tiết

Tính năng	Nhân viên	Manager	COO	Admin
Xem thưởng cá nhân	✓	✓	✓	✓
Xác nhận đã nhận thưởng	✓	✓	✓	✓
Yêu cầu điều chỉnh thưởng	✓	✓	✓	✓
Xem thưởng của nhóm	✗	✓	✓	✓
Cập nhật tài chính ticket	✗	✓	✓	✓
Xem số tiền thực (không ẩn)	✗	✓	✓	✓
Duyệt / từ chối điều chỉnh	✗	✗	✓	✗
Xem thưởng toàn công ty	✗	✗	✓	✗
Cấu hình quy tắc thưởng	✗	✗	✓	✗
Quản lý tỷ giá ngoại tệ	✗	✗	✓	✗
Xuất dữ liệu (Export)	✗	✗	✗	✓
Công cụ kỹ thuật / testing	✗	✗	✗	✓

Dữ liệu nhạy cảm — Cách xem số tiền thực

Mặc định, các con số tài chính đều được ẩn (****) để bảo mật. Nếu bạn là Manager trở lên và cần xem số thực:

Nhấn nút "Hiển thị dữ liệu nhạy cảm" (biểu tượng mắt 👁️) trên trang.
Số tiền, tỷ lệ lợi nhuận, doanh thu, chi phí sẽ hiện ra đầy đủ.
Dữ liệu tự động ẩn lại khi bạn tải lại trang (refresh) — đây là tính năng bảo mật, không phải lỗi.

Tổng Quan Tính Năng

Hệ thống có những module nào và ai dùng gì?

👤

Thưởng Cá Nhân

Xem lịch sử thưởng của bạn, yêu cầu điều chỉnh, xác nhận đã nhận.

/personal · Tất cả mọi người

👥

Thưởng Nhóm

Quản lý thưởng toàn nhóm, cập nhật tài chính ticket, kích hoạt thủ công.

/team · Manager trở lên

🏢

Thưởng Toàn Công Ty

Phân tích tổng thể toàn công ty theo tháng, quý, nhóm, nhân viên.

/company · Chỉ COO

✅

Duyệt Điều Chỉnh COO

Xem và xử lý tất cả yêu cầu điều chỉnh thưởng từ nhân viên và Manager.

/coo-adjustment · COO

⚙️

Cấu Hình Quy Tắc

Thiết lập quy tắc: ai nhận thưởng, bao nhiêu %, khi nào, từ dự án nào.

/config · COO

📁

Quản Lý Dự Án

Tạo và quản lý các nhóm dự án kinh doanh trong hệ thống.

/projects · COO

📄

Phiếu Lương

Phiếu lương hàng tháng — tự động tính lương + tổng hợp thưởng đã duyệt.

Issue Panel / Service Desk · Tất cả (xem)

📤

Xuất Dữ Liệu

Xuất toàn bộ dữ liệu ra Excel/CSV để báo cáo hoặc backup.

/export · Admin

Bảng Điều Kiện Nhận Thưởng

Loại công việc, vai trò và điều kiện cụ thể để được tính thưởng tự động

Hệ thống tự động tính thưởng khi ticket Jira chuyển sang đúng trạng thái và khớp với tất cả điều kiện bên dưới. Mỗi nhóm dịch vụ có quy tắc riêng — bạn chỉ cần hoàn thành công việc, hệ thống sẽ tự kiểm tra.

🔒

Số tiền thưởng không hiển thị ở đây — Chi tiết số tiền và % thưởng cụ thể được giữ kín theo chính sách công ty. Bạn sẽ thấy số tiền thực tế trong tab Thưởng Cá Nhân sau khi thưởng được tạo.

📊

Nhóm Kế Toán Dự án: GLACCP

Loại công việc	Vai trò được thưởng	Trạng thái kích hoạt	Điều kiện
Monthly Bookkeeping BCTC tháng — Đợt 1	Junior · Senior · Manager	`Done`	Khách hàng tại: Singapore, Hong Kong, hoặc Mỹ Tính gom theo tháng (PER_BLOCK)
Annual Financial Report BCTC tháng — Đợt 1 (qua Bookkeeping Prep)	Junior · Senior · Manager	`Waiting for client's confirmation`	Khách hàng tại: Singapore hoặc Singapore + Hong Kong + Mỹ
Annual Financial Report BCTC tháng — Đợt 2	Junior · Senior · Manager	`Done`	Khách hàng tại: Singapore, Hong Kong, hoặc Mỹ Một số rule tính gom theo tháng (PER_BLOCK)
Final Monthly BCTC BCTC tháng — Đợt cuối	Junior · Senior · Manager	`Done`	Khách hàng tại: Singapore
Annual Financial Report BCTC năm — Đợt 1	Junior · Senior · Manager	`Waiting for client's confirmation`	Khách hàng tại: Mỹ hoặc Hong Kong
Annual Financial Report BCTC năm — Đợt 2	Junior · Senior · Manager	`Done`	Khách hàng tại: Singapore, Mỹ, hoặc Hong Kong
Audited Financial Statements	Assignee	`Done`	Không có điều kiện thêm
Employer's Return Filing	Assignee	`Done`	Không có điều kiện thêm
Profit Tax Return Filing	Assignee	`Done`	Không có điều kiện thêm
Annual Financial Report Tax Return Filing	Assignee	`Done`	Khách hàng tại: Mỹ · Loại dịch vụ: Tax Return Filing
Company Renewal Gia hạn doanh nghiệp	Assignee	`Renewal`	Tất cả quốc gia được hỗ trợ

🏦

Nhóm Mở Tài Khoản Ngân Hàng Dự án: GLACCP · Issue: Bank opening & subtask

Vai trò	Trạng thái kích hoạt	Loại tài khoản	Loại ngân hàng	Quốc gia
Junior	`Done`	Doanh nghiệp (Corporate)	Online hoặc Physical	Tất cả quốc gia
Senior	`Done`	Doanh nghiệp (Corporate)	Online hoặc Physical	Tất cả quốc gia
Senior	`Done`	Cá nhân (Personal)	Online & Physical	Tất cả quốc gia
Manager	`Done`	Doanh nghiệp (Corporate)	Online hoặc Physical	Singapore
Manager	`Done`	Doanh nghiệp (Corporate)	Online hoặc Physical	Tất cả quốc gia (trừ Singapore)
Manager	`Done`	Cá nhân (Personal)	Online & Physical	Tất cả quốc gia

💻

Nhóm IT Dự án: GLACCP · Issue: IT Service, IT service renewal, IT technical support

Loại dịch vụ IT	Vai trò được thưởng	Trạng thái kích hoạt
Domain service	IT HOD · Assignee	`Done`
Hosting service	IT HOD · Assignee	`Done`
Email Hosting service	IT HOD	`Done`
Custom website package	IT HOD · Assignee	`Done`
Website package 1 / 2 / 3	IT HOD · Assignee	`Done`
US & UK virtual phone number	IT HOD · Assignee	`Done`
Official SIM cards (Hong Kong, Singapore)	IT HOD	`Done`
Website Administration	Assignee	`Done`
Technical support	Assignee	`Done`
Renewal — Domain, Hosting, Email, DNS, SSL	IT HOD · Senior	`Done`
Renewal — US & UK phone number	IT HOD	`Done`

📒

Nhóm QuickBooks Dự án: QO

Loại công việc	Vai trò được thưởng	Trạng thái kích hoạt	Điều kiện
QuickBooks Setup Service	Assignee · Senior · Manager	`Closed`	Không có điều kiện thêm
QuickBooks eLearning	Assignee · Senior	`Closed`	Không có điều kiện thêm

📣

Nhóm Marketing / DUNS Dự án: GLACCS · Issue: DUNS service

Loại DUNS	Vai trò được thưởng	Trạng thái kích hoạt	Điều kiện bắt buộc
DUNS Basic	Assignee · Manager	`Done`	🌐 Khách hàng là người nước ngoài
DUNS Unit	Assignee · Manager	`Done`
DUNS service (bất kỳ)	Main Marketing Contributor	`Done`
DUNS service (bất kỳ)	Supporting Marketing Contributor	`Done`

⚠️

Nếu bạn hoàn thành ticket nhưng không thấy thưởng được tạo — kiểm tra lại các trường trên ticket (quốc gia, loại tài khoản, loại dịch vụ) xem có khớp với bảng trên không. Nếu đã khớp mà vẫn không có, nhờ Manager dùng tính năng Kích hoạt tính thưởng thủ công (mục 4.9).

4.1

Module Thưởng Cá Nhân

Dành cho: Tất cả nhân viên · Đường dẫn: /personal

Đây là nơi bạn xem toàn bộ thưởng của mình — từ khoản thưởng mới nhất chưa duyệt đến lịch sử đã chi trả. Khi mở ứng dụng, đây là trang bạn thấy đầu tiên.

Thông tin hiển thị trong danh sách thưởng

Cột	Ý nghĩa	Ví dụ
Ticket ID	Mã ticket Jira tạo ra khoản thưởng	SYS-123
Dự án	Tên dự án Jira	SYS, HM
Loại Issue	Phân loại ticket	Task, Bug, Service Request
Vai trò	Vai trò của bạn trên ticket	Assignee, Developer, QA
Kỳ thưởng	Tháng/năm của khoản thưởng	2025-04
Loại thưởng	Cách tính thưởng	% Lợi nhuận / Thưởng cố định
Số tiền	Số tiền thực nhận (mặc định ẩn)	7,000,000 VND
Trạng thái	Khoản thưởng đang ở giai đoạn nào	Pending / Approved / Rejected
Tuân thủ chính sách	Thưởng có nằm trong mức quy định không	Trong phạm vi / Ngoài phạm vi

Ý nghĩa các trạng thái thưởng

Pending — Chờ duyệt

Vừa được tạo, chưa có ai duyệt. Bạn chỉ cần chờ — Manager hoặc COO sẽ xem xét.

Approved — Đã duyệt

Thưởng đã được duyệt hợp lệ và sẽ xuất hiện trong phiếu lương tháng này.

Rejected — Từ chối

Khoản thưởng bị từ chối. Xem lý do trong lịch sử phê duyệt → liên hệ Manager nếu cần.

Request Adjust — Đang điều chỉnh

Manager đã gửi yêu cầu điều chỉnh khoản thưởng này lên COO. Bạn có thể theo dõi kết quả trong lịch sử phê duyệt.

Những gì bạn có thể làm

A. Xác nhận đã nhận thưởng

Sau khi thưởng được chi trả vào tài khoản của bạn, hãy xác nhận để hoàn tất vòng đời khoản thưởng.

Tìm khoản thưởng có trạng thái Approved.
Nhấn nút "Xác nhận đã nhận" (biểu tượng ✔️).
Xác nhận trong hộp thoại. Khoản thưởng được đánh dấu đã thanh toán.

🚫

Không thể hoàn tác. Chỉ nhấn xác nhận khi bạn thực sự đã nhận được tiền.

B. Xem lịch sử phê duyệt

Nhấn vào dòng thưởng bất kỳ → Panel chi tiết mở ra → Tab "Lịch sử" hiển thị toàn bộ: ai duyệt, lúc nào, ghi chú gì.

C. Xuất Excel

Nhấn nút "Xuất Excel" phía trên bảng → File tải xuống gồm danh sách thưởng + thống kê tổng hợp.

4.2

Module Thưởng Nhóm

Dành cho: Manager trở lên · Đường dẫn: /team

Cho phép Manager xem và quản lý thưởng của toàn bộ thành viên trong nhóm mình phụ trách.

Ba tab chính

Tab	Nội dung
Tất cả thưởng	Toàn bộ thưởng của mọi thành viên — tương tự trang Cá Nhân nhưng có thêm cột "Nhân viên" và bộ lọc theo thành viên.
Theo Dự Án	Gom nhóm thưởng theo dự án: tổng tiền, số ticket, tỷ lệ duyệt/từ chối.
Thống Kê Nhóm	Dashboard tổng quan: tổng thưởng, số thành viên, tỷ lệ hoàn thành, biểu đồ phân phối, top nhân viên.

Cập nhật tài chính ticket

Dùng khi doanh thu hoặc chi phí của một ticket cần cập nhật — ví dụ: có hóa đơn bổ sung từ khách hàng.

Tìm ticket cần cập nhật trong danh sách.
Nhấn biểu tượng "Cập nhật tài chính" (icon đồng tiền 💰).
Nhập Doanh thu mới và Chi phí mới.
Nhấn "Lưu & Tính lại". Hệ thống tự cập nhật lợi nhuận và tính lại toàn bộ thưởng liên quan.

⚠️

Hành động này ảnh hưởng đến tất cả nhân viên có thưởng từ ticket này. Kiểm tra kỹ số liệu trước khi xác nhận.

Kích hoạt thưởng thủ công (Bulk Trigger)

Dành cho ticket chưa được tính thưởng tự động (xem thêm tại mục 4.9).

Chọn một hoặc nhiều ticket (checkbox).
Nhấn "Kích hoạt thưởng" → Chọn trạng thái trigger.
Nhấn "Xem trước" để kiểm tra số tiền sẽ được tạo.
Nhập lý do → Nhấn "Xác nhận".

Yêu cầu điều chỉnh thưởng

Manager có thể gửi yêu cầu điều chỉnh cho bất kỳ khoản thưởng nào của thành viên trong nhóm — ví dụ khi số liệu tài chính từ CRM cần được cập nhật thủ công, hoặc khi có sai lệch cần làm rõ trước khi COO phê duyệt.

ℹ️

Tính năng của Manager — Nhân viên thông thường không thể tự gửi yêu cầu điều chỉnh từ trang Thưởng Cá Nhân. Chỉ Manager (hoặc COO) mới có quyền khởi tạo điều chỉnh. Nhân viên sẽ thấy trạng thái Request Adjust trong danh sách thưởng của mình khi yêu cầu đang chờ xử lý.

Tìm khoản thưởng cần điều chỉnh trong tab "Tất cả thưởng" của nhóm.
Nhấn nút "Yêu cầu điều chỉnh" (biểu tượng bút ✏️) trên dòng thưởng tương ứng.
Chọn Loại điều chỉnh: Theo % hoặc theo số tiền cụ thể. Nhập giá trị đề xuất.
Điền Lý do rõ ràng — ví dụ: "Có hóa đơn bổ sung INV-002 chưa được tính vào lợi nhuận".
Nhấn "Gửi yêu cầu". Trạng thái chuyển sang Request Adjust và yêu cầu được chuyển đến COO.

⚠️

Sau khi gửi, yêu cầu không thể chỉnh sửa. Nếu cần thay đổi, COO phải từ chối yêu cầu cũ — sau đó Manager gửi lại yêu cầu mới với nội dung đã cập nhật.

Bước tiếp theo	Ai xử lý	Kết quả
Yêu cầu được gửi lên	Hệ thống tự động	Trạng thái → Request Adjust
COO xem xét và duyệt	COO (mục 4.4)	Trạng thái → Approved với số tiền mới
COO từ chối yêu cầu	COO (mục 4.4)	Trạng thái → Rejected, giữ nguyên thưởng cũ

4.3

Module Thưởng Toàn Công Ty

Dành cho: Chỉ COO · Đường dẫn: /company

🏢

Module này cung cấp cái nhìn toàn diện về thưởng của toàn công ty, hỗ trợ COO ra quyết định chiến lược về chính sách thưởng. Admin không có quyền truy cập module này.

Các chỉ số tổng quan (KPI)

Chỉ số	Ý nghĩa
Tổng thưởng đã chi trả	Tổng tiền thưởng trạng thái Approved và đã đánh dấu is_paid
Thưởng đang chờ duyệt	Tổng tiền thưởng trạng thái Pending
Số nhân viên nhận thưởng	Số người có ít nhất 1 khoản thưởng Approved
Thưởng trung bình/người	Tổng thưởng ÷ số nhân viên nhận thưởng

Biểu đồ phân tích

Biểu đồ	Mô tả	Lọc theo
Phân phối theo nhân viên	Mỗi cột là 1 nhân viên — thấy ngay ai nhận nhiều/ít thưởng nhất	Tháng, Quý
Xu hướng theo tháng	Tổng thưởng mỗi tháng — theo dõi xu hướng tăng/giảm	Quý, Năm
Hiệu suất nhóm	So sánh tổng thưởng giữa các nhóm	Tháng, Quý

4.4

Module Duyệt Điều Chỉnh COO

Dành cho: COO · Đường dẫn: /coo-adjustment

Nơi COO xem xét và xử lý toàn bộ yêu cầu điều chỉnh thưởng từ nhân viên và Manager.

Thông tin trong mỗi yêu cầu

Thông tin	Mô tả
Nhân viên	Người gửi yêu cầu
Ticket	Mã ticket liên quan
Thưởng hiện tại	Số tiền thưởng đang áp dụng
Đề xuất điều chỉnh	Số tiền / % mà nhân viên đề xuất
Lý do	Giải thích từ phía nhân viên
Ngày gửi	Thời điểm gửi yêu cầu

Cách duyệt yêu cầu

Duyệt (có thể nhập số tiền khác với đề xuất)

Nhấn "Duyệt" trên dòng yêu cầu.
Nhập số tiền thưởng mới — có thể giữ nguyên hoặc khác với đề xuất của nhân viên.
Nhập ghi chú nếu cần (ví dụ: "Đã xác nhận với Finance, lợi nhuận thực 80M").
Nhấn "Xác nhận duyệt". Thưởng được cập nhật → trạng thái Approved.

Từ chối

Nhấn "Từ chối" trên dòng yêu cầu.
Nhập lý do từ chối (bắt buộc — nhân viên sẽ thấy lý do này).
Nhấn "Xác nhận từ chối". Thưởng giữ nguyên số cũ → trạng thái Rejected.

📋

Tab "Đã xử lý" cho phép xem lại toàn bộ lịch sử: ai xử lý, lúc nào, số tiền trước/sau điều chỉnh, ghi chú đi kèm.

4.5

Module Cấu Hình Quy Tắc Thưởng

Dành cho: COO · Đường dẫn: /config

⚙️

Đây là trái tim của hệ thống — mọi khoản thưởng đều được tạo ra dựa trên các quy tắc được định nghĩa ở đây. Một quy tắc xác định: "Khi nào, ai, nhận bao nhiêu thưởng từ ticket nào".

Ví dụ về một quy tắc thưởng

"Với mọi ticket loại Development trong dự án SYS, khi chuyển sang trạng thái Done, người Assignee nhận 10% lợi nhuận bằng VND."

Các trường cấu hình

Nhóm 1 — Xác định đối tượng áp dụng

Trường	Mô tả	Ví dụ	Bắt buộc
Dự án	Mã viết tắt của dự án Jira	`SYS`, `HM`	✅
Loại Issue	Phân loại ticket	`Task`, `Bug`	✅
Vai trò	Vai trò nào sẽ nhận thưởng	`Assignee`, `Developer`	✅
Trường Jira	Field Jira chứa thông tin nhân viên tương ứng	`assignee`	✅
Trạng thái kích hoạt	Khi ticket chuyển sang trạng thái này thì tạo thưởng	`In Progress`, `Done`	✅

Nhóm 2 — Xác định mức thưởng

Trường	Mô tả	Ví dụ	Bắt buộc
Loại thưởng	Tính theo % lợi nhuận hay số tiền cố định	% of profit / Base Reward	✅
Tỷ lệ %	Phần trăm lợi nhuận (nếu chọn %)	`10` = 10%	Nếu dùng %
Số tiền cố định	Số tiền cụ thể (nếu chọn fixed)	`2000000` VND	Nếu dùng fixed
Đơn vị tiền tệ	VND / USD / SGD	`VND`	✅

Tạo quy tắc mới

Nhấn "+ Thêm quy tắc".
Điền lần lượt: Dự án → Loại Issue → Vai trò → Trường Jira → Trạng thái kích hoạt.
Chọn loại thưởng và nhập tỷ lệ hoặc số tiền.
Chọn đơn vị tiền tệ.
(Tùy chọn) Cấu hình phạm vi kỳ tính và điều kiện bổ sung nếu cần.
Nhấn "Lưu quy tắc".

⚠️

Mỗi tổ hợp (Dự án + Loại Issue + Vai trò + Trạng thái) chỉ được có một quy tắc đang active. Hệ thống sẽ báo lỗi nếu tạo trùng.

Tắt / Bật quy tắc

Toggle "Hoạt động" trên mỗi dòng quy tắc. Quy tắc bị tắt không áp dụng cho ticket mới — nhưng dữ liệu thưởng đã tạo từ trước không bị xóa.

4.6

Module Quản Lý Dự Án Thưởng

Dành cho: COO · Đường dẫn: /projects

Tạo và quản lý các nhóm dự án kinh doanh — giúp tổ chức thưởng theo đơn vị kinh doanh, không chỉ theo dự án Jira.

Tạo dự án mới

Nhấn "+ Thêm dự án".
Nhập tên dự án đầy đủ và mã Jira tương ứng.
Nhấn "Lưu".

4.7

Module Phiếu Lương (Payslip)

Dành cho: Tất cả nhân viên · Nhân viên submit qua Service Desk · Dự án HM trên Jira

📄

Module Phiếu Lương áp dụng cho dự án HM (Human Management) trên Jira, với loại ticket "Monthly Salary". Nhân viên tự submit ticket qua Service Desk — hệ thống tự tính và tạo phiếu lương nháp sau đó.

Cách hệ thống hoạt động

Nhân viên submit ticket

Truy cập Service Desk → Monthly Salary, điền đầy đủ các trường bắt buộc: lương hợp đồng, kỳ lương (từ ngày – đến ngày), số tiền đã trả đầu kỳ, và các thông tin liên quan.

Hệ thống HR Desk chuyển → "In Progress"

Hệ thống tự động tạo phiếu lương nháp: tính lương cơ bản, bảo hiểm, thuế TNCN, và tổng hợp thưởng tháng đã duyệt.

Công ty review phiếu lương nháp

Công ty (HR) xem trong Issue Panel. Nếu sai → sửa custom fields → hệ thống tự cập nhật.

Công ty (HR) chuyển → "Done"

Hệ thống khóa (lock) phiếu lương, đánh dấu toàn bộ thưởng tháng là đã chi trả (is_paid). Phiếu lương không thể thay đổi sau bước này.

Nhân viên xem phiếu lương

Qua Service Desk → tìm request "Monthly Salary" của mình → panel Payslip → Có thể tải PDF.

Phiếu Lương Phần 1 — Lương Cơ Bản

Mục	Công thức / Mô tả
Lương hợp đồng (A)	Lấy từ custom field "Base Salary" trên ticket
BHXH (8%)	A × 8%
BHYT (1.5%)	A × 1.5%
BHTN (1%)	A × 1%
Tổng bảo hiểm	= A × 10.5%
Thuế TNCN	Theo biểu lũy tiến (tính trên thu nhập chịu thuế sau giảm trừ gia cảnh)
Lương Net hệ thống	= A − Bảo hiểm − Thuế TNCN
Lương Net thỏa thuận	Từ custom field "Agreed Net" (nếu có — override lương net tự động)
Thanh toán đầu kỳ	Từ custom field "Payment 1 Amount" (số tiền đã trả trước)
Chênh lệch lương	= max(Lương Net mục tiêu − Đã nhận, 0) → Số tiền cần trả thêm cuối tháng
Phí công đoàn	0.5% × A (chỉ khi bật "Has Union Fee")
Thưởng hệ thống	Tổng thưởng đã duyệt trong tháng
Thưởng thủ công	Từ custom field "External Bonus Amount" (nếu có)
TỔNG THANH TOÁN CUỐI KỲ	= Chênh lệch + Thưởng hệ thống + Thưởng thủ công + Phí công đoàn

📐

Ví dụ tính chênh lệch lương Lương hợp đồng A = 20,000,000 VND → Sau bảo hiểm & thuế → Lương Net: 15,500,000 VND → Đã trả đầu kỳ: 10,000,000 VND → Chênh lệch cần trả thêm: 5,500,000 VND

Phiếu Lương Phần 2 — Chi tiết Thưởng

Liệt kê từng khoản thưởng trong tháng: mã ticket, vai trò, loại thưởng, số tiền, trạng thái, ghi chú.

Các custom field bắt buộc trên ticket HM

Custom Field	Mô tả	Bắt buộc
Period From	Ngày bắt đầu kỳ lương	✅
Period To	Ngày kết thúc kỳ lương	✅
Base Salary	Lương hợp đồng	✅
Payment 1 Amount	Số tiền đã thanh toán đầu kỳ	✅
Company Name	Tên công ty hiển thị trên phiếu lương	✅
Dependent Count	Số người phụ thuộc (giảm trừ gia cảnh) — mặc định 0	❌
Has Union Fee	Có đóng phí công đoàn không — mặc định Không	❌
Agreed Net Salary	Lương net thỏa thuận (override tự động)	❌
External Bonus	Thưởng thủ công bên ngoài hệ thống	❌

Nhân viên xem phiếu lương của mình

Đăng nhập Jira → vào Service Desk.
Tìm request "Monthly Salary" mà bạn đã submit.
Trong trang chi tiết → tìm panel "Payslip" bên phải.
Nhấn "Xem phiếu lương" → Có thể tải PDF để lưu.

ℹ️

Phiếu lương chỉ hiển thị sau khi ticket chuyển sang "In Progress". Nếu chưa thấy, kiểm tra lại ticket đã được xử lý chưa hoặc liên hệ Công ty (HR).

4.8

Module Tỷ Giá Ngoại Tệ

Dành cho: COO · Trong Cấu hình → Tab "Tỷ giá"

Quản lý tỷ giá quy đổi USD và SGD sang VND — được dùng trong tất cả phép tính thưởng liên quan đến ngoại tệ.

Cập nhật tỷ giá

Vào Cấu hình → Tab "Tỷ giá".
Nhập tỷ giá mới cho USD → VND và SGD → VND.
Nhấn "Lưu tỷ giá".

⚠️

Tỷ giá mới chỉ áp dụng cho ticket mới phát sinh sau khi cập nhật. Để áp dụng lại cho dữ liệu cũ, dùng tính năng "Tính lại thưởng theo tháng".

Tính lại thưởng theo tháng

Khi tỷ giá thay đổi và cần cập nhật lại thưởng đã tạo trong tháng trước:

Chọn Tháng cần tính lại.
Nhấn "Tính lại thưởng".
Xác nhận trong hộp thoại.

🚫

Không thể hoàn tác. Thao tác này cập nhật tất cả khoản thưởng của tháng đã chọn. Chỉ thực hiện khi được Finance xác nhận.

4.9

Module Kích Hoạt Tính Thưởng Thủ Công

Dành cho: Manager trở lên · Trong Thưởng Nhóm → "Kích hoạt thủ công"

Dùng khi hệ thống không tự động tạo thưởng — ví dụ: ticket hoàn thành trước khi hệ thống được cài đặt, hoặc webhook Jira bị lỗi.

Khi nào nên dùng?

Tình huống	Cách xử lý
Ticket Done trước khi cài hệ thống	Kích hoạt thủ công với trạng thái "Done"
Webhook Jira bị timeout	Kích hoạt thủ công sau khi webhook phục hồi
Cập nhật tài chính → cần tính lại	Dùng "Cập nhật tài chính ticket" (mục 4.2) — không kích hoạt thủ công
Thưởng bị bỏ sót	Kiểm tra log → Kích hoạt thủ công nếu chưa có entry

Kích hoạt một ticket

Nhập mã ticket cần kích hoạt.
Chọn trạng thái trigger: In Progress hoặc Done.
Nhấn "Xem trước" để kiểm tra: quy tắc nào áp dụng, ai nhận thưởng, số tiền dự kiến.
Nhập lý do kích hoạt thủ công.
Nhấn "Xác nhận kích hoạt".

Kích hoạt hàng loạt (Bulk)

Nhập danh sách mã ticket (mỗi dòng một ticket).
Chọn trạng thái trigger chung.
Nhấn "Xem trước hàng loạt" để review tất cả cùng lúc.
Nhập lý do → Nhấn "Kích hoạt tất cả".

4.10

Module Xuất Dữ Liệu

Dành cho: Admin · Đường dẫn: /export

Cho phép Admin xuất toàn bộ dữ liệu hệ thống ra file Excel/CSV để báo cáo, backup hoặc phân tích ngoài hệ thống.

Các bảng có thể xuất

Bảng	Nội dung
`bonus_entries`	Toàn bộ khoản thưởng
`bonus_rules`	Tất cả quy tắc thưởng
`approval_logs`	Lịch sử phê duyệt
`ticket_financials`	Dữ liệu tài chính ticket
`exchange_rates`	Lịch sử tỷ giá
`payslip_snapshots`	Lưu trữ phiếu lương đã khóa
`adjustment_requests`	Yêu cầu điều chỉnh thưởng

Cách xuất

Xuất một bảng: Chọn tên bảng → (Tùy chọn) Chọn khoảng thời gian → Nhấn "Xuất Excel" hoặc "Xuất CSV".

Xuất toàn bộ (Backup): Nhấn "Xuất tất cả bảng" → Hệ thống tạo file ZIP chứa tất cả bảng → Tải xuống.

Quy Trình Nghiệp Vụ

Các vòng đời thưởng từ đầu đến cuối

5.1 Quy trình tính thưởng tự động (End-to-End)

Ticket đổi trạng thái

Developer hoàn thành ticket → Manager chuyển sang "Done".

Hệ thống khớp quy tắc

Hệ thống nhận sự kiện từ Jira → Tìm quy tắc phù hợp (Project + Issue Type + Status) → Tìm thấy: "10% lợi nhuận cho Assignee".

Lấy dữ liệu tài chính từ CRM

Đọc số hóa đơn từ ticket → Gọi CRM (VTiger) lấy: Doanh thu, Chi phí (POs), Lợi nhuận.

Tính và tạo khoản thưởng

Tính: Lợi nhuận × 10% → Kiểm tra chính sách → Tạo bonus entry trạng thái Pending.

Nhân viên thấy thưởng, COO duyệt

Nhân viên xem trong "Thưởng Cá Nhân" → COO duyệt → Approved.

Chi trả qua phiếu lương

Cuối tháng: HR tạo ticket HM → Done → Hệ thống khóa phiếu lương → Thưởng xuất hiện trong Phiếu 2, đánh dấu is_paid.

5.2 Quy trình điều chỉnh thưởng

Nhân viên phát hiện thưởng chưa đúng

Gửi "Yêu cầu điều chỉnh" với lý do cụ thể → Trạng thái chuyển sang Request Adjust.

COO xem xét

Xem xét lý do, số liệu, đối chiếu với Finance nếu cần.

Duyệt hoặc từ chối

Duyệt: Nhập số tiền mới → Approved. — Từ chối: Nhập lý do → Rejected (giữ nguyên số cũ).

5.3 Chu kỳ thưởng hàng tháng

Thời điểm	Hoạt động
Ngày 1–31 trong tháng	Ticket hoàn thành → Thưởng tạo (Pending) → COO duyệt → Approved. Nhân viên có thể gửi yêu cầu điều chỉnh bất kỳ lúc nào.
Cuối tháng (HR tạo phiếu lương)	Tổng hợp thưởng Approved trong tháng → Đưa vào Slip 2 → Ticket Done → Đánh dấu is_paid.
Đầu tháng mới	Chu kỳ bắt đầu lại từ đầu.

Câu Hỏi Thường Gặp

Giải đáp những thắc mắc phổ biến nhất

Về tính toán thưởng

Tại sao tôi thấy thưởng 0 VND hoặc không có thưởng?

Có thể do một trong các nguyên nhân sau: (1) Ticket chưa khớp quy tắc nào — hỏi Manager xem ticket có đúng loại và dự án không; (2) Hóa đơn chưa được nhập vào CRM; (3) Lợi nhuận âm hoặc bằng 0; (4) Webhook Jira bị lỗi — nhờ Manager kích hoạt thủ công.

Thưởng của tôi bị tính sai. Phải làm gì?

Dùng tính năng "Yêu cầu điều chỉnh" trong trang Thưởng Cá Nhân. Mô tả rõ lý do và số tiền đề xuất. COO sẽ xem xét trong vòng 2–3 ngày làm việc.

Tại sao thưởng hiển thị "Ngoài phạm vi chính sách"?

Nghĩa là số tiền thưởng cao hơn mức kỳ vọng theo quy tắc chuẩn (thường do COO đã điều chỉnh lên). Đây không phải lỗi — chỉ là cờ ghi nhận sự khác biệt so với mức chuẩn để tiện theo dõi.

Thưởng Pending bao lâu thì được duyệt?

Không có thời hạn cố định — thưởng Pending đến khi COO duyệt. Nếu quá 1 tuần chưa được duyệt, nhắc nhở Manager của bạn.

Tôi có thể xem hệ thống tính thưởng của mình như thế nào không?

Nhấn vào dòng thưởng để xem chi tiết: lợi nhuận, tỷ lệ áp dụng, tỷ giá sử dụng. Nếu cần xem doanh thu/chi phí đầy đủ, nhờ Manager bật tính năng "Hiển thị dữ liệu nhạy cảm".

Về phiếu lương

Tôi không thấy phiếu lương tháng này. Tại sao?

Phiếu lương chỉ hiển thị sau khi ticket "Monthly Salary" của bạn chuyển sang "In Progress". Hỏi HR xem ticket đã được tạo và xử lý chưa.

Tại sao thưởng trong phiếu lương khác với số tôi thấy trong "Thưởng Cá Nhân"?

Phiếu lương chỉ bao gồm thưởng có trạng thái Approved và thuộc kỳ lương tương ứng. Thưởng Pending hoặc thuộc tháng khác sẽ không xuất hiện.

Phiếu lương tháng trước bị sai. Có thể sửa không?

Nếu phiếu lương đã bị khóa (ticket Done), chỉ COO/Admin mới có thể mở khóa. Liên hệ bộ phận HR và Admin hệ thống.

Về quyền truy cập

Tôi không thấy menu "Thưởng Nhóm". Tại sao?

Menu này chỉ hiển thị với tài khoản có vai trò Manager trở lên. Liên hệ Admin để được cấp quyền phù hợp.

Tôi là Manager nhưng không thấy nhân viên của mình trong Thưởng Nhóm?

Hệ thống căn cứ vào cấu trúc tổ chức trong Jira. Kiểm tra với Admin xem bạn đã được thiết lập là "leader" của những nhân viên đó chưa.

Số tiền thưởng vẫn hiển thị **** dù tôi là Manager?

Cần chủ động nhấn nút "Hiển thị dữ liệu nhạy cảm" (biểu tượng mắt 👁️) trên trang. Dữ liệu không tự hiện vì lý do bảo mật — phải bật thủ công mỗi phiên.

Tôi đã gửi yêu cầu điều chỉnh nhưng muốn thay đổi nội dung. Được không?

Không thể chỉnh sửa trực tiếp. Liên hệ Manager hoặc COO và nhờ họ từ chối yêu cầu cũ — sau đó bạn gửi lại yêu cầu mới.

Xử Lý Sự Cố

Khi gặp vấn đề — tìm nguyên nhân và cách khắc phục

Thưởng không được tạo tự động

Triệu chứng: Ticket đã "Done" nhưng không thấy thưởng mới trong "Thưởng Cá Nhân" sau 10–15 phút.

Kiểm tra	Cách kiểm tra
Ticket có khớp quy tắc thưởng nào không?	Nhờ Manager/COO kiểm tra trong trang Cấu hình
Hóa đơn CRM đã được nhập chưa?	Kiểm tra số hóa đơn trong ticket Jira
Webhook Jira có bị trễ không?	Chờ thêm 5–10 phút

Giải pháp: Nhờ Manager dùng "Kích hoạt thủ công" cho ticket đó. Nếu vẫn không có kết quả, báo Admin kiểm tra log hệ thống.

Số tiền thưởng không đúng

Nguyên nhân thường gặp	Cách xử lý
Lợi nhuận CRM chưa cập nhật	Manager cập nhật tài chính ticket → Hệ thống tính lại tự động
Tỷ giá chưa đúng	COO cập nhật tỷ giá → Tính lại thưởng theo tháng
Áp dụng sai quy tắc	Kiểm tra cấu hình quy tắc với COO
Hóa đơn CRM thiếu Purchase Order	Bổ sung PO vào CRM

Giải pháp nhanh: Dùng "Yêu cầu điều chỉnh" để COO cập nhật thủ công trong khi chờ dữ liệu gốc được sửa.

Phiếu lương không tự động tạo

Triệu chứng: Ticket "Monthly Salary" đã "In Progress" nhưng không thấy phiếu lương nháp.

Kiểm tra: (1) Tất cả custom fields bắt buộc đã điền đủ chưa? (2) Định dạng ngày đúng chưa — phải là YYYY-MM-DD? (3) Base Salary có > 0 không?

Nếu tất cả đúng → Báo Admin dùng endpoint kỹ thuật để tạo thủ công.

Lỗi "Không có quyền truy cập"

Đăng xuất Jira và đăng nhập lại.
Kiểm tra vai trò của bạn trong hệ thống với Admin.
Admin cập nhật vai trò trong bảng cấu hình hệ thống.

Liên hệ hỗ trợ

Vấn đề	Liên hệ ai
Không nhận được thưởng / thưởng sai	Manager trực tiếp
Thưởng cần điều chỉnh phức tạp	Manager → COO
Lỗi kỹ thuật / Không vào được hệ thống	Admin hệ thống
Khiếu nại về chính sách thưởng	COO + HR
Phiếu lương sai	HR + Admin hệ thống

Phụ Lục & Thuật Ngữ

Tra cứu nhanh các mã, trạng thái và khái niệm trong hệ thống

Bảng trạng thái thưởng

Trạng thái	Màu	Ý nghĩa	Hành động tiếp theo
Pending	🟡 Vàng	Mới tạo, chưa có ai duyệt	Chờ Manager/COO duyệt
Approved	🟢 Xanh	Đã duyệt, sẵn sàng chi trả	Sẽ vào phiếu lương; có thể xác nhận nhận
Rejected	🔴 Đỏ	Bị từ chối (có lý do)	Xem lý do → liên hệ Manager
Request Adjust	🟠 Cam	Đang chờ COO xem xét điều chỉnh	Chờ COO xử lý

Bảng loại thưởng

Loại	Công thức	Ví dụ
% Lợi nhuận (`% of profit`)	Thưởng = Lợi nhuận × %	Lợi nhuận 70M × 10% = 7,000,000 VND
Thưởng cố định (`Base Reward`)	Thưởng = Số tiền cố định	2,000,000 VND / ticket

Đơn vị tiền tệ hỗ trợ

Mã	Tên	Quy đổi
`VND`	Đồng Việt Nam	Đơn vị cơ bản
`USD`	Đô la Mỹ	USD × Tỷ giá hiện tại = VND
`SGD`	Đô la Singapore	SGD × Tỷ giá hiện tại = VND

Thuật ngữ hay gặp

Thuật ngữ	Giải thích đơn giản
Ticket	Một đầu việc/task trên hệ thống Jira
Bonus Rule / Quy tắc thưởng	Cài đặt xác định ai nhận thưởng bao nhiêu khi nào từ dự án nào
Bonus Entry	Một khoản thưởng cụ thể đã được tạo cho một nhân viên từ một ticket
Approval Log	Nhật ký ghi lại toàn bộ thay đổi trạng thái thưởng (ai làm gì, lúc nào)
Payslip Snapshot	Bản sao phiếu lương đã khóa — không thể thay đổi sau khi được tạo
CRM (VTiger)	Hệ thống quản lý khách hàng — nguồn dữ liệu hóa đơn và chi phí
Invoice / Hóa đơn	Chứng từ bán hàng từ CRM — cơ sở tính doanh thu
Purchase Order (PO)	Đơn đặt hàng từ CRM — cơ sở tính chi phí
Lợi nhuận (Profit)	Doanh thu − Chi phí (từ hóa đơn và PO trong CRM)
Kỳ thưởng (Period)	Tháng/năm mà khoản thưởng thuộc về, định dạng YYYY-MM
is_paid	Đánh dấu thưởng đã được chi trả qua phiếu lương
Trigger Status	Trạng thái Jira mà khi ticket chuyển sang đó, thưởng được tạo tự động
PER_TICKET	Thưởng tính riêng cho từng ticket ngay khi đủ điều kiện
PER_BLOCK	Thưởng gom lại theo tháng hoặc chu kỳ rồi tính một lần

9. Tài Liệu Kỹ Thuật

Phần này dành cho Admin và Developer — thông tin cấu hình chi tiết, luồng dữ liệu và tham chiếu kỹ thuật. Nhân viên thông thường không cần đọc phần này.

Luồng dữ liệu từ CRM đến thưởng

CRM (VTiger)
   │
   ├── Invoice (Hóa đơn)
   │      ├── Số hóa đơn
   │      ├── Doanh thu (Revenue)
   │      └── Trạng thái thanh toán
   │
   └── Purchase Orders (Đơn đặt hàng)
          ├── Chi phí (Cost)
          └── Phí ngân hàng (Bank Charge)
                   │
                   ▼
            GLAC Bonus System
                   │
                   ├── Profit = Revenue - Cost
                   ├── Quy đổi ngoại tệ sang VND (nếu cần)
                   └── Tính thưởng theo quy tắc đang active

Cấu hình quy tắc nâng cao

Các trường sau chỉ cần thiết khi cấu hình thưởng theo chu kỳ hoặc có điều kiện phức tạp:

Trường	Mô tả	Giá trị
Phạm vi kỳ (Scope)	Cách gom thưởng	`PER_TICKET`: Tính ngay từng ticket. `PER_BLOCK`: Gom theo chu kỳ.
Chế độ Block	Chỉ dùng khi PER_BLOCK	`JIRA_FIELD`: Đọc tháng từ field Jira. `CYCLE_LENGTH`: Tính theo chu kỳ N tháng.
Độ dài chu kỳ	Chỉ dùng khi CYCLE_LENGTH	Ví dụ: `3` = thưởng theo quý.

Điều kiện bổ sung (Conditions)

Cho phép thêm điều kiện lọc phức tạp dựa trên custom fields của Jira. Hỗ trợ logic AND (tất cả điều kiện đúng) và OR (bất kỳ điều kiện nào đúng). Các toán tử: =, !=, >, <, contains.

Ví dụ điều kiện:
  IF custom_field_priority = "High"
  AND custom_field_region = "HN"
  → Nhân viên nhận 15% thay vì 10%

Sơ đồ kiến trúc hệ thống

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    JIRA PLATFORM                        │
│                                                         │
│  ┌──────────┐    ┌──────────┐    ┌──────────────────┐  │
│  │  Ticket  │───▶│  Status  │───▶│  Match Bonus     │  │
│  │  Change  │    │  Change  │    │  Rule (webhook)  │  │
│  └──────────┘    └──────────┘    └────────┬─────────┘  │
│                                           │             │
│                                  ┌────────▼─────────┐  │
│              CRM (VTiger) ──────▶│  Fetch Financial │  │
│              Invoice / PO        │  Revenue/Cost/   │  │
│                                  │  Profit          │  │
│                                  └────────┬─────────┘  │
│                                           │             │
│                                  ┌────────▼─────────┐  │
│                                  │  Create Bonus    │  │
│                                  │  Entry (Pending) │  │
│                                  └────────┬─────────┘  │
│                                           │             │
│          ┌────────────┬──────────────────▼────────┐    │
│          │            │                           │    │
│   ┌──────▼─────┐ ┌────▼─────┐           ┌────────▼─┐  │
│   │  Personal  │ │  Team    │           │  COO     │  │
│   │  Bonus     │ │  Bonus   │           │  Approve │  │
│   │  View      │ │  View    │           │  /Reject │  │
│   └────────────┘ └──────────┘           └────────┬─┘  │
│                                                   │    │
│                                          ┌────────▼─┐  │
│                                          │  Payslip │  │
│                                          │  (HM)    │  │
│                                          └──────────┘  │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Ghi chú về môi trường

⚠️

Dev vs Production — Quyền ADMIN Trong môi trường development, tài khoản ADMIN được cấp full access để tiện kiểm thử. Trong production, quyền của ADMIN được giới hạn: không xem được dữ liệu thưởng toàn công ty (/company), không duyệt điều chỉnh, không cấu hình quy tắc. Đây là thiết kế cố ý để tách biệt quyền kỹ thuật (Admin) và quyền kinh doanh (COO).

Các bảng dữ liệu chính

Bảng	Mô tả	Dùng bởi
`bonus_entries`	Mỗi khoản thưởng của từng nhân viên từ từng ticket	Tất cả module
`bonus_rules`	Cấu hình quy tắc thưởng đang hoạt động	Engine tính thưởng
`approval_logs`	Lịch sử mọi thay đổi trạng thái thưởng	Audit, COO
`ticket_financials`	Cache dữ liệu tài chính từ CRM theo ticket	Engine tính thưởng
`exchange_rates`	Lịch sử tỷ giá USD/SGD → VND	Engine quy đổi
`payslip_snapshots`	Phiếu lương đã khóa — immutable	HR, Service Desk
`adjustment_requests`	Yêu cầu điều chỉnh từ nhân viên/Manager	COO Adjustment module