GLAC Bonus Calculation Central

GLAC Bonus Calculation Central là hệ thống quản lý thưởng nhân viên được tích hợp trực tiếp vào Jira của công ty. Hệ thống tự động tính toán thưởng dựa trên lợi nhuận thực tế từ CRM, đưa qua quy trình phê duyệt, và tự động chi trả qua phiếu lương hàng tháng — không cần tính tay bằng bảng tính nữa.

Lợi ích chính

Cách truy cập

1. Đăng nhập Jira bằng tài khoản công ty (đăng nhập bình thường như mọi khi).
2. Trên thanh điều hướng Jira, tìm mục "Apps" → chọn "GLAC Bonus".
3. Hệ thống tự nhận diện vai trò của bạn và hiển thị menu phù hợp.

Các vai trò trong hệ thống

Bảng quyền chi tiết

Dữ liệu nhạy cảm — Cách xem số tiền thực

Mặc định, các con số tài chính đều được ẩn (****) để bảo mật. Nếu bạn là Manager trở lên và cần xem số thực:

1. Nhấn nút "Hiển thị dữ liệu nhạy cảm" (biểu tượng mắt 👁️) trên trang.
2. Số tiền, tỷ lệ lợi nhuận, doanh thu, chi phí sẽ hiện ra đầy đủ.
3. Dữ liệu tự động ẩn lại khi bạn tải lại trang (refresh) — đây là tính năng bảo mật, không phải lỗi.

Hệ thống tự động tính thưởng khi ticket Jira chuyển sang đúng trạng thái và khớp với tất cả điều kiện bên dưới. Mỗi nhóm dịch vụ có quy tắc riêng — bạn chỉ cần hoàn thành công việc, hệ thống sẽ tự kiểm tra.

Đây là nơi bạn xem toàn bộ thưởng của mình — từ khoản thưởng mới nhất chưa duyệt đến lịch sử đã chi trả. Khi mở ứng dụng, đây là trang bạn thấy đầu tiên.

Thông tin hiển thị trong danh sách thưởng

Ý nghĩa các trạng thái thưởng

Những gì bạn có thể làm

A. Xác nhận đã nhận thưởng

Sau khi thưởng được chi trả vào tài khoản của bạn, hãy xác nhận để hoàn tất vòng đời khoản thưởng.

1. Tìm khoản thưởng có trạng thái Approved.
2. Nhấn nút "Xác nhận đã nhận" (biểu tượng ✔️).
3. Xác nhận trong hộp thoại. Khoản thưởng được đánh dấu đã thanh toán.

B. Xem lịch sử phê duyệt

Nhấn vào dòng thưởng bất kỳ → Panel chi tiết mở ra → Tab "Lịch sử" hiển thị toàn bộ: ai duyệt, lúc nào, ghi chú gì.

C. Xuất Excel

Nhấn nút "Xuất Excel" phía trên bảng → File tải xuống gồm danh sách thưởng + thống kê tổng hợp.

Cho phép Manager xem và quản lý thưởng của toàn bộ thành viên trong nhóm mình phụ trách.

Ba tab chính

Cập nhật tài chính ticket

Dùng khi doanh thu hoặc chi phí của một ticket cần cập nhật — ví dụ: có hóa đơn bổ sung từ khách hàng.

1. Tìm ticket cần cập nhật trong danh sách.
2. Nhấn biểu tượng "Cập nhật tài chính" (icon đồng tiền 💰).
3. Nhập Doanh thu mới và Chi phí mới.
4. Nhấn "Lưu & Tính lại". Hệ thống tự cập nhật lợi nhuận và tính lại toàn bộ thưởng liên quan.

Kích hoạt thưởng thủ công (Bulk Trigger)

Dành cho ticket chưa được tính thưởng tự động (xem thêm tại mục 4.9).

1. Chọn một hoặc nhiều ticket (checkbox).
2. Nhấn "Kích hoạt thưởng" → Chọn trạng thái trigger.
3. Nhấn "Xem trước" để kiểm tra số tiền sẽ được tạo.
4. Nhập lý do → Nhấn "Xác nhận".

Yêu cầu điều chỉnh thưởng

Manager có thể gửi yêu cầu điều chỉnh cho bất kỳ khoản thưởng nào của thành viên trong nhóm — ví dụ khi số liệu tài chính từ CRM cần được cập nhật thủ công, hoặc khi có sai lệch cần làm rõ trước khi COO phê duyệt.

1. Tìm khoản thưởng cần điều chỉnh trong tab "Tất cả thưởng" của nhóm.
2. Nhấn nút "Yêu cầu điều chỉnh" (biểu tượng bút ✏️) trên dòng thưởng tương ứng.
3. Chọn Loại điều chỉnh: Theo % hoặc theo số tiền cụ thể. Nhập giá trị đề xuất.
4. Điền Lý do rõ ràng — ví dụ: "Có hóa đơn bổ sung INV-002 chưa được tính vào lợi nhuận".
5. Nhấn "Gửi yêu cầu". Trạng thái chuyển sang Request Adjust và yêu cầu được chuyển đến COO.

Chuyển thưởng sang tháng sau (Forward Bonus)

Khi một ticket chưa hoàn tất dữ liệu tài chính vào cuối tháng (ví dụ: hóa đơn CRM chưa có, lợi nhuận chưa xác nhận), khoản thưởng sẽ ở trạng thái Pending – chưa sẵn sàng tính. Thay vì để thưởng tồn đọng sang tháng , Manager có thể chủ động Forward — chuyển khoản thưởng sang kỳ lương của tháng kế tiếp.

Điều kiện để có thể Forward

Một khoản thưởng chỉ được forward khi đồng thời thỏa mãn tất cả các điều kiện sau:

Các bước thực hiện Forward

1. Trong tab "Tất cả thưởng" của nhóm, tìm ticket có khoản thưởng cần forward (nhận biết qua nhãn "Chưa sẵn sàng").
2. Nhấn nút Forward Bonus trên dòng ticket đó (biểu tượng mũi tên chuyển tháng).
3. Chọn tháng đích — mặc định là tháng kế tiếp. Lưu ý: không thể chọn tháng hiện tại hoặc tháng đã qua.
4. Nhấn "Xác nhận". Hệ thống chuyển toàn bộ khoản thưởng của ticket đó sang kỳ lương mới.

Tỷ giá sau khi Forward

Khi forward, hệ thống chỉ thay đổi kỳ lương (bonus_period) — tỷ giá gốc lúc tính ban đầu vẫn được giữ nguyên tạm thời. Để áp dụng tỷ giá của tháng mới:

1. Chờ đến khi COO cập nhật tỷ giá cho tháng đích vào hệ thống.
2. Quay lại danh sách thưởng nhóm, tìm ticket đã forward.
3. Nhấn nút Refetch (biểu tượng tải lại màu xanh 🔄) trên dòng ticket đó.
4. Hệ thống tự động lấy dữ liệu mới nhất từ CRM, tra cứu tỷ giá theo tháng đích và tính lại số thưởng.

Ticket có nhiều mã invoice

Một số ticket có thể liên quan đến nhiều hóa đơn (invoice) cùng lúc — ví dụ: khách hàng thanh toán nhiều dịch vụ trong một đơn. Hệ thống hỗ trợ tính thưởng riêng cho từng invoice, tối đa 5 invoice / ticket.

Cách nhập nhiều invoice trên ticket

Điền tất cả mã invoice vào trường Invoice No trên ticket Jira, phân cách nhau bằng dấu phẩy, dấu chấm phẩy, hoặc xuống dòng:

INV-20260120, INV-20251486, INV-20251506

Hệ thống xử lý như thế nào

Trạng thái Eligible và chính sách duyệt

Mỗi invoice có thể ở trạng thái Eligible (đã thanh toán, sẵn sàng duyệt) hoặc Not Ready (hóa đơn chưa được thanh toán). Hệ thống áp dụng chính sách:

Khi có invoice chưa Eligible — 3 cách xử lý

Các chỉ số tổng quan (KPI)

Biểu đồ phân tích

Nơi COO xem xét và xử lý toàn bộ yêu cầu điều chỉnh thưởng từ nhân viên và Manager.

Thông tin trong mỗi yêu cầu

Cách duyệt yêu cầu

Duyệt (có thể nhập số tiền khác với đề xuất)

1. Nhấn "Duyệt" trên dòng yêu cầu.
2. Nhập số tiền thưởng mới — có thể giữ nguyên hoặc khác với đề xuất của nhân viên.
3. Nhập ghi chú nếu cần (ví dụ: "Đã xác nhận với Finance, lợi nhuận thực 80M").
4. Nhấn "Xác nhận duyệt". Thưởng được cập nhật → trạng thái Approved.

Từ chối

1. Nhấn "Từ chối" trên dòng yêu cầu.
2. Nhập lý do từ chối (bắt buộc — nhân viên sẽ thấy lý do này).
3. Nhấn "Xác nhận từ chối". Thưởng giữ nguyên số cũ → trạng thái Rejected.

Ví dụ về một quy tắc thưởng

"Với mọi ticket loại Development trong dự án SYS, khi chuyển sang trạng thái Done, người Assignee nhận 10% lợi nhuận bằng VND."

Các trường cấu hình

Nhóm 1 — Xác định đối tượng áp dụng

Nhóm 2 — Xác định mức thưởng

Tạo quy tắc mới

1. Nhấn "+ Thêm quy tắc".
2. Điền lần lượt: Dự án → Loại Issue → Vai trò → Trường Jira → Trạng thái kích hoạt.
3. Chọn loại thưởng và nhập tỷ lệ hoặc số tiền.
4. Chọn đơn vị tiền tệ.
5. (Tùy chọn) Cấu hình phạm vi kỳ tính và điều kiện bổ sung nếu cần.
6. Nhấn "Lưu quy tắc".

Tắt / Bật quy tắc

Toggle "Hoạt động" trên mỗi dòng quy tắc. Quy tắc bị tắt không áp dụng cho ticket mới — nhưng dữ liệu thưởng đã tạo từ trước không bị xóa.

Tạo và quản lý các nhóm dự án kinh doanh — giúp tổ chức thưởng theo đơn vị kinh doanh, không chỉ theo dự án Jira.

Tạo dự án mới

1. Nhấn "+ Thêm dự án".
2. Nhập tên dự án đầy đủ và mã Jira tương ứng.
3. Nhấn "Lưu".

Cách hệ thống hoạt động

Phiếu Lương Phần 1 — Lương Cơ Bản

Phiếu Lương Phần 2 — Chi tiết Thưởng

Liệt kê từng khoản thưởng trong tháng: mã ticket, vai trò, loại thưởng, số tiền, trạng thái, ghi chú.

Các custom field bắt buộc trên ticket HM

Nhân viên xem phiếu lương của mình

1. Đăng nhập Jira → vào Service Desk.
2. Tìm request "Monthly Salary" mà bạn đã submit.
3. Trong trang chi tiết → tìm panel "Payslip" bên phải.
4. Nhấn "Xem phiếu lương" → Có thể tải PDF để lưu.

Quản lý tỷ giá quy đổi USD và SGD sang VND — được dùng trong tất cả phép tính thưởng liên quan đến ngoại tệ.

Cập nhật tỷ giá

1. Vào Cấu hình → Tab "Tỷ giá".
2. Nhập tỷ giá mới cho USD → VND và SGD → VND.
3. Nhấn "Lưu tỷ giá".

Tính lại thưởng theo tháng

Khi tỷ giá thay đổi và cần cập nhật lại thưởng đã tạo trong tháng trước:

1. Chọn Tháng cần tính lại.
2. Nhấn "Tính lại thưởng".
3. Xác nhận trong hộp thoại.

Dùng khi hệ thống không tự động tạo thưởng — ví dụ: ticket hoàn thành trước khi hệ thống được cài đặt, hoặc webhook Jira bị lỗi.

Khi nào nên dùng?

Kích hoạt một ticket

1. Nhập mã ticket cần kích hoạt.
2. Chọn trạng thái trigger: In Progress hoặc Done.
3. Nhấn "Xem trước" để kiểm tra: quy tắc nào áp dụng, ai nhận thưởng, số tiền dự kiến.
4. Nhập lý do kích hoạt thủ công.
5. Nhấn "Xác nhận kích hoạt".

Kích hoạt hàng loạt (Bulk)

1. Nhập danh sách mã ticket (mỗi dòng một ticket).
2. Chọn trạng thái trigger chung.
3. Nhấn "Xem trước hàng loạt" để review tất cả cùng lúc.
4. Nhập lý do → Nhấn "Kích hoạt tất cả".

Cho phép Admin xuất toàn bộ dữ liệu hệ thống ra file Excel/CSV để báo cáo, backup hoặc phân tích ngoài hệ thống.

Các bảng có thể xuất

Cách xuất

Xuất một bảng: Chọn tên bảng → (Tùy chọn) Chọn khoảng thời gian → Nhấn "Xuất Excel" hoặc "Xuất CSV".

Xuất toàn bộ (Backup): Nhấn "Xuất tất cả bảng" → Hệ thống tạo file ZIP chứa tất cả bảng → Tải xuống.

Số tiền thưởng và trạng thái "Đủ điều kiện" (Eligible) phụ thuộc trực tiếp vào cách điền field trên 3 nơi: ticket Jira, Invoice trên CRM, và PO trên CRM. Chỉ cần điền đúng ngay từ đầu là tránh được tình trạng thưởng bị tính sai hoặc bị giữ lại.

Ai điền field nào

A. Field trên ticket Jira / Jira Service Management

Field A1–A3, A5 quyết định ticket có khớp đúng quy tắc thưởng hay không. Field A4 (Invoice No) là cầu nối để hệ thống lấy đúng dữ liệu tài chính từ CRM — sai field này thì dù A1–A3, A5 đúng hết, ticket vẫn không ra thưởng.

B. Field trên Invoice (CRM Vtiger)

C. Field trên PO (CRM Vtiger)

Chi tiết C2 — PO Status quyết định thưởng có bị giữ lại hay không

Kiểm tra "Đủ điều kiện" (Eligible) sau khi các field trên đã điền

Vào Thưởng Cá Nhân / Thưởng Nhóm, mở chi tiết khoản thưởng — xem nhãn "Đủ điều kiện tính thưởng":

Bảng tra lý do "Chưa đủ điều kiện" → field cần sửa

Checklist nhanh trước khi gửi COO duyệt

• ☐ A1–A3, A5: Project/Issue Type/Vai trò/Trạng thái ticket đúng theo quy tắc thưởng
• ☐ A4 = B1: mã Invoice trên ticket khớp 100% với mã hóa đơn trên CRM
• ☐ B2 = Paid hoặc Done
• ☐ B3 điền đúng mã PO thật, hoặc N/A nếu cố ý không có
• ☐ B6: chiết khấu điền ở từng dòng hàng (Item), không dùng Overall Discount
• ☐ C2: mọi PO liên quan = Delivered/Paid (hoặc chủ đích để Cancelled)
• ☐ C4–C6: đã ghi Cashflow Outgoing đúng PO, đúng loại tiền — nếu PO đã có thanh toán thực tế
• ☐ Nhãn hiển thị "Đủ điều kiện" trước khi gửi yêu cầu duyệt cho COO

5.1 Quy trình tính thưởng tự động (End-to-End)

5.2 Quy trình điều chỉnh thưởng

5.3 Chu kỳ thưởng hàng tháng

Về tính toán thưởng

Về phiếu lương

Về quyền truy cập

Thưởng không được tạo tự động

Triệu chứng: Ticket đã "Done" nhưng không thấy thưởng mới trong "Thưởng Cá Nhân" sau 10–15 phút.

Giải pháp: Nhờ Manager dùng "Kích hoạt thủ công" cho ticket đó. Nếu vẫn không có kết quả, báo Admin kiểm tra log hệ thống.

Số tiền thưởng không đúng

Giải pháp nhanh: Dùng "Yêu cầu điều chỉnh" để COO cập nhật thủ công trong khi chờ dữ liệu gốc được sửa.

Phiếu lương không tự động tạo

Triệu chứng: Ticket "Monthly Salary" đã "In Progress" nhưng không thấy phiếu lương nháp.

Kiểm tra: (1) Tất cả custom fields bắt buộc đã điền đủ chưa? (2) Định dạng ngày đúng chưa — phải là YYYY-MM-DD? (3) Base Salary có > 0 không?

Nếu tất cả đúng → Báo Admin dùng endpoint kỹ thuật để tạo thủ công.

Lỗi "Không có quyền truy cập"

1. Đăng xuất Jira và đăng nhập lại.
2. Kiểm tra vai trò của bạn trong hệ thống với Admin.
3. Admin cập nhật vai trò trong bảng cấu hình hệ thống.

Liên hệ hỗ trợ

Bảng trạng thái thưởng

Bảng loại thưởng

Đơn vị tiền tệ hỗ trợ

Thuật ngữ hay gặp